Política de privacidad

Esta política explica cómo ROOMARK Projects trata los datos personales relacionados con el uso del sitio, la presentación de proyectos, la incorporación de profesionales, las propuestas, las comunicaciones, la firma de documentos, los pagos y la gestión posterior de cada expediente. La información se aplica sin perjuicio de avisos específicos que puedan mostrarse en un formulario o documento concreto.

Responsable del tratamiento y contacto

Para cuestiones de privacidad o para ejercer derechos puede utilizar el canal protegido de contacto indicado en este apartado. Cuando sea razonablemente necesario para evitar accesos o modificaciones indebidas, podremos solicitar información proporcionada para verificar la identidad o representación del solicitante.

Personas y categorías de datos

Tratamos datos de clientes, representantes de empresas, profesionales colaboradores, personas de contacto y otras personas que intervienen legítimamente en un proyecto. Según el caso, pueden incluirse:

• datos identificativos, profesionales y de contacto;
• empresa, país, condición jurídica, datos fiscales y de facturación;
• información sobre experiencia, especialidad, capacidad, cobertura geográfica y disponibilidad del profesional;
• datos del proyecto, ubicación de la intervención, calendario, alcance solicitado y archivos aportados;
• propuestas, precios, impuestos, exclusiones, condiciones de pago y versiones documentales;
• mensajes intercambiados a través de los canales vinculados al expediente y metadatos necesarios para su trazabilidad;
• evidencias de aceptación y firma, como fecha y hora, identificador de documento, huella de integridad, IP y datos técnicos del navegador cuando se registren;
• datos bancarios profesionales cuando sean necesarios para la operativa de cobro o pago y hayan sido facilitados para esa finalidad;
• identificadores y estados de operaciones de pago. Los datos completos de tarjeta u otros instrumentos de pago son gestionados por el proveedor de pagos cuando la operación se realiza en su entorno;
• datos técnicos de seguridad, sesión y preferencias de cookies.

No solicitamos categorías especiales de datos personales para valorar un proyecto o una colaboración. Debe evitarse incluir información de salud, ideología, religión, biometría u otros datos especialmente protegidos salvo que exista una necesidad legal concreta y una base válida previamente definida.

Origen de los datos

Los datos proceden principalmente de la propia persona interesada o de la empresa a la que representa, de los formularios y documentos que remite, de las comunicaciones mantenidas durante el expediente y de la actividad técnica necesaria para operar y proteger la plataforma. En una negociación también podemos recibir datos profesionales de la contraparte o de documentación legítimamente aportada para el proyecto.

Cuando un dato no se obtenga directamente de la persona a la que se refiere, se utilizará únicamente en la medida necesaria para la operación y se facilitará la información exigible cuando corresponda.

Finalidades y bases jurídicas

Las finalidades y bases jurídicas dependen de la relación concreta:

• Recibir y analizar solicitudes de proyecto, localizar profesionales compatibles, organizar propuestas y responder consultas: aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado y, cuando exista una relación vigente, ejecución del contrato correspondiente.
• Gestionar alta, perfil, invitaciones, propuestas, documentación y relación con profesionales: medidas precontractuales y ejecución de los acuerdos de colaboración y anexos aceptados.
• Mantener comunicaciones separadas por proyecto, controlar versiones, prevenir conflictos y conservar trazabilidad: ejecución contractual y el interés legítimo de ROOMARK y de las partes en organizar de forma segura la negociación, prevenir fraude, errores y controversias y acreditar actuaciones. Este interés se aplica de manera proporcionada y puede ser objeto de oposición cuando legalmente proceda.
• Generar y conservar evidencias de firma, aceptación, integridad documental y seguridad: ejecución de los documentos aceptados, cumplimiento de obligaciones legales cuando existan y el interés legítimo en acreditar la autenticidad e integridad de las operaciones.
• Gestionar pagos, estados de cobro, facturación, contabilidad y obligaciones fiscales: ejecución contractual y cumplimiento de obligaciones legales.
• Atender solicitudes de derechos, reclamaciones, prevención de abuso y seguridad de la plataforma: cumplimiento de obligaciones legales y, cuando corresponda, interés legítimo en proteger el servicio y defender derechos.
• Utilizar cookies o tecnologías opcionales de analítica, marketing o contenido externo: consentimiento cuando sea exigible. Las tecnologías estrictamente necesarias se utilizan para prestar el servicio solicitado, seguridad y conservación de preferencias.
• Enviar comunicaciones comerciales no vinculadas a una operación en curso: únicamente cuando exista una base jurídica válida informada al destinatario y con mecanismos de oposición o retirada de consentimiento aplicables.

Carácter obligatorio de los datos

Los campos identificados como obligatorios son necesarios para tramitar la solicitud o ejecutar la fase correspondiente. La falta de datos esenciales puede impedir revisar un proyecto, verificar la capacidad de una parte, preparar documentación, formalizar una propuesta, realizar una firma o habilitar un pago. Los datos que no sean necesarios no deben aportarse.

Comunicación y acceso a los datos

El acceso se limita a las personas y proveedores que lo necesiten para la finalidad correspondiente. En particular, la información de un proyecto puede comunicarse a profesionales preseleccionados en la medida necesaria para que evalúen la oportunidad y preparen su propuesta. Cada profesional accede únicamente a su propia negociación y no a las propuestas o comunicaciones de otros competidores.

Cuando el Cliente selecciona una propuesta y avanza la formalización, se comunican a Cliente y profesional los datos jurídicos y profesionales necesarios para el contrato directo, el pago y la ejecución. Los datos también pueden ser tratados por proveedores que prestan servicios de alojamiento, correo, almacenamiento, seguridad, documentación, firma electrónica o pagos, bajo las condiciones y garantías aplicables. Las autoridades u organismos públicos recibirán información cuando exista una obligación legal.

Proveedores y transferencias internacionales

ROOMARK selecciona proveedores necesarios para operar la plataforma. Si un proveedor trata datos desde un país situado fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se realizará únicamente cuando exista una base y garantía válida conforme al RGPD, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo, salvo otra excepción legal aplicable. La relación concreta de proveedores puede variar con la infraestructura contratada; puede solicitar información adicional mediante el canal de contacto.

Pagos

Cuando se habilita un pago, el Cliente es redirigido o conectado con el proveedor de pagos configurado para la operación. ROOMARK puede recibir identificadores de transacción, importes, moneda, estado, destinatario y datos necesarios para conciliar la operación, pero no necesita almacenar los datos completos del instrumento de pago cuando estos son tratados directamente por el proveedor autorizado.

Reglas de compatibilidad y decisiones automatizadas

La plataforma puede utilizar datos de especialidad, zona de trabajo, disponibilidad, capacidad o requisitos del proyecto para ordenar, filtrar o facilitar la identificación de profesionales compatibles. Estas reglas sirven de apoyo a la gestión del expediente. La contratación, aceptación de una propuesta, firma de documentos y orden de pago requieren actuaciones de las partes y no se producen exclusivamente mediante una decisión automatizada con efectos jurídicos equivalentes.

Plazos de conservación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para la finalidad que motivó su recogida. Las solicitudes abiertas, negociaciones y perfiles activos se mantienen mientras sea necesario gestionarlos. Los contratos, anexos, evidencias de firma, facturas, pagos y documentación asociada se conservarán durante la vigencia de la relación y, posteriormente, durante los plazos de prescripción, defensa de reclamaciones y conservación fiscal, contable o legal que resulten aplicables.

Las solicitudes que no continúen y los datos que hayan dejado de ser necesarios se suprimirán o bloquearán cuando ya no exista una finalidad o responsabilidad que justifique su conservación. Los registros técnicos de seguridad se mantienen únicamente durante el periodo proporcionado para proteger el servicio, investigar incidencias y cumplir obligaciones. La duración de las preferencias de cookies se indica en la Política de cookies y en el inventario correspondiente.

Acceso directo anticipado y comunicación de datos

Cuando el Profesional autorice de forma expresa la posibilidad de contacto anticipado y el Cliente contrate el servicio correspondiente, ROOMARK podrá comunicar al Cliente autorizado los datos profesionales necesarios para establecer contacto directo, y conservar el consentimiento, la fecha, la referencia del expediente, la confirmación del proveedor de pagos y la evidencia de la comunicación. Estos datos no se difundirán públicamente por el mero hecho de existir una ficha profesional o una sesión de pago sin confirmar.

El Profesional y el Cliente deberán recibir información apropiada sobre responsables, finalidades, bases jurídicas y derechos. No se publicarán las comisiones privadas de una relación distinta. La conservación, las transferencias internacionales y los encargados de tratamiento dependerán de las declaraciones reales verificadas del prestador y de sus proveedores, sin presumir una legitimación contractual universal.

Derechos de las personas

Puede solicitar, cuando corresponda, acceso a sus datos, rectificación de información inexacta, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad. Cuando un tratamiento se base en el consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento sin afectar a la licitud del tratamiento anterior a su retirada.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o, cuando corresponda, ante otra autoridad de control competente. El ejercicio de un derecho es gratuito salvo los supuestos excepcionales previstos por la normativa.

Seguridad y confidencialidad

Se aplican medidas técnicas y organizativas orientadas a limitar el acceso por rol, proteger enlaces privados, separar expedientes, conservar la integridad documental y reducir accesos no autorizados. Ningún sistema puede garantizar riesgo cero, por lo que las medidas se revisan cuando cambian la tecnología, los riesgos o la operativa.

Menores

Los servicios de ROOMARK están dirigidos a empresas y profesionales y no están diseñados para que menores contraten o presenten proyectos por cuenta propia. Si se detecta información de un menor que no resulte necesaria para una obligación legal o contractual válida, se adoptarán las medidas pertinentes para limitar o eliminar su tratamiento.

Cookies y actualización de esta política

Las cookies y tecnologías equivalentes se explican en la Política de cookies. Cuando existan tecnologías opcionales puede revisar su elección desde preferencias de cookies.

Esta política se actualizará cuando cambien de forma relevante las finalidades, categorías de datos, proveedores, arquitectura de la plataforma o normas aplicables. Las modificaciones no alteran retroactivamente los derechos y obligaciones derivados de documentos ya formalizados.